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此概念图以 IHMC CmapTools 创建, 内含信息有关于: 3.3.1內容架構(三)欄位記載, 4、保存年限 分為 1、永久保存, （三）欄位記載 包含 2、類目名稱, 5、清理處置： 引導後續檔案清理工作 有 1、依規定 程序銷毀, 例外 有 (1)GRS所規定之 特殊保存年限, 4、保存年限 分為 2、定期保存: 1、3、5、10、15、 20、25、30年, （三）欄位記載 包含 4、保存年限, 4、保存年限 分為 例外, 2、類目名稱 應 字數2-9字 為宜, （三）欄位記載 包含 3、內容描述： 呈現業務內涵，彌補類目, （三）欄位記載 包含 1、分類號, 6、基準項目編號 應 2、基準項目編號註記, 例外 有 (2)定期保存之檔案經微縮、 電子或其他方式儲存, 5、清理處置： 引導後續檔案清理工作 有 2、屆期 後鑑定, 5、清理處置： 引導後續檔案清理工作 有 3、機關 永久保存, 3、內容描述： 呈現業務內涵，彌補類目 應 3、資料類型及 重要案名訊息, （三）欄位記載 包含 7、備註, 7、備註 為 其他需要補充事項, （三）欄位記載 包含 6、基準項目編號, 5、清理處置： 引導後續檔案清理工作 有 4、列為 國家檔案, 3、內容描述： 呈現業務內涵，彌補類目 應 1、敘明本機關於 該項業務之權責： (主辦、協辦、 配合他機關作業)
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